Protokoll einer Eigentümerversammlung: Inhalt und Vorlage

Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung, wer eingeladen hat und ob die Einladung so erfolgte, wie es die Satzung oder Teilungserklärung verlangt. Wer anwesend oder vertreten war und ob die Versammlung beschlussfähig war. Die behandelten Tagesordnungspunkte in der richtigen Reihenfolge.

Zu jedem Beschluss: der Antrag, wer ihn gestellt hat, das Abstimmungsergebnis (dafür, dagegen, Enthaltungen) und, wo die Regeln es verlangen, wer wie abgestimmt hat. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Land und nach den Regeln deiner Gemeinschaft. Prüfe sie oder frage deine Hausverwaltung oder einen Anwalt, bevor du ein Format festlegst.

Gemeinschaft: [Name und Adresse]. [Ordentliche / außerordentliche] Versammlung am [Datum] in [Ort], Beginn [Uhrzeit]. Einberufen durch [Verwaltung / Eigentümer].

Anwesend: [Eigentümer und Vertretene, mit Einheit]. Beschlussfähig: [ja / nein]. Vorsitz: [Name]. Protokollführung: [Name].

Tagesordnung und Beschlüsse: 1. [Punkt]. Antrag: [Text], gestellt von [Name]. Abstimmung: [n] dafür, [n] dagegen, [n] Enthaltungen. Ergebnis: [angenommen / abgelehnt]. 2. [Punkt]. [...]. Fragen und Anregungen: [Zusammenfassung].

Ende der Versammlung: [Uhrzeit]. Unterschriften: [Vorsitz] und [Protokollführung].

«Mit Mehrheit beschlossen» ohne Zahlen: Wird der Beschluss angefochten, lässt sich nicht nachprüfen, ob die nötige Mehrheit erreicht wurde. Vergessen zu notieren, wer später kam oder vor einer Abstimmung ging. Meinungen und Beschlüsse vermischen, sodass später unklar ist, was tatsächlich entschieden wurde.

Ein Klassiker: das Protokoll erst Tage später aus dem Gedächtnis schreiben. Versammlungen dauern lange, es kommen viele Themen auf, und die Einzelheiten jeder Abstimmung verschwimmen.

Wird die Versammlung aufgenommen, mit vorheriger Information der Anwesenden, kannst du das Protokoll aus dem Transkript erstellen, statt dich nur auf die Notizen der Protokollführung zu verlassen. In SwiftBOL lädst du die Aufnahme hoch (oder nimmst im Browser auf) und hast in Minuten das Transkript, eine Zusammenfassung, die Beschlüsse und die offenen Aufgaben. Jede Abstimmung findest du per Textsuche.

Das Ergebnis ist ein Entwurf, nicht das endgültige Protokoll: Die Protokollführung prüft es, ergänzt die Abstimmungen und unterschreibt. Der kostenlose Plan enthält 2 Stunden Audio pro Monat, ohne Karte, um es an einer echten Versammlung zu testen.

Sage den Anwesenden, dass die Versammlung aufgenommen wird, wozu und wer die Aufnahme aufbewahrt, und respektiere, wenn jemand nicht einverstanden ist. In der Europäischen Union verlangt die DSGVO, darüber zu informieren, wer die Daten verarbeitet und zu welchem Zweck. Welche Regeln für Aufnahmen gelten, hängt vom Land ab: Prüfe das vor dem Start.