18. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit
Tagesordnung für ein Meeting erstellen (mit Vorlage)
Ein Meeting ohne Tagesordnung zieht sich, schweift ab und endet ohne Beschlüsse. Sie vorzubereiten dauert zehn Minuten und spart jedem Teilnehmer oft eine halbe Stunde. So geht es, mit einer Vorlage zum Kopieren.
Was sie ist und wozu sie dient
Die Tagesordnung ist die Liste der Punkte, die im Meeting besprochen werden, in der Reihenfolge, in der sie besprochen werden. Sie sorgt dafür, dass alle vorher wissen, worüber gesprochen wird, was von ihnen erwartet wird und wann Schluss ist.
Sie ist auch die Grundlage des Protokolls: Folgt das Meeting der Tagesordnung, schreibt sich die Zusammenfassung fast von selbst, weil jeder Punkt seinen Beschluss oder seine Aufgabe hat.
Was zu jedem Punkt gehört
Ein klarer Titel, wer ihn vorstellt und wie viel Zeit er bekommt. Und vor allem, was am Ende vorliegen soll: informieren, diskutieren oder entscheiden. «Quartalsbudget» sagt nichts; «Entscheiden, ob das Quartalsbudget genehmigt wird (10 Min., Marta)» schon.
Setze die Punkte, bei denen etwas entschieden werden muss, nach vorn, solange die Aufmerksamkeit am höchsten ist, und die reinen Informationen ans Ende. Gibt es Unterlagen zum Lesen, schicke sie mit der Einladung und sage es dazu: Niemand liest ein PDF live.
Vorlage zum Kopieren
Meeting: [Name] · [Datum und Uhrzeit] · [Dauer] · [Ort oder Link]. Ziel: [was wir am Ende haben wollen]. Teilnehmende: [Namen].
1. [Punkt] — [informieren / diskutieren / entscheiden] — [Verantwortlicher] — [Minuten]. 2. [Punkt] — [...]. 3. [Punkt] — [...].
Abschluss (5 Min.): Beschlüsse wiederholen, Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin, Datum des nächsten Meetings. Unterlagen vorab: [Links].
Ein Beispiel für ein 45-Minuten-Teammeeting
Ziel: Prioritäten des Monats festlegen. 1. Ergebnisse des Vormonats — informieren — Laura — 10 Min. 2. Prioritäten des Monats — entscheiden — Carlos — 20 Min. 3. Blockaden und Fragen — diskutieren — alle — 10 Min. 4. Abschluss: Aufgaben und Verantwortliche — 5 Min.
Der letzte Punkt ist nicht optional: Er macht aus einem Gespräch Arbeit. Ein Meeting, das ohne Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin endet, wird in der Regel in der folgenden Woche wiederholt.
Nach dem Meeting
Vergleiche, was passiert ist, mit dem, was geplant war, und schicke eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und Aufgaben an alle, die dabei waren und die nicht dabei waren. Wenn du das Meeting aufnimmst, mit Information an die Teilnehmenden, liefert SwiftBOL in Minuten die Zusammenfassung, die Beschlüsse, die Aufgaben mit Verantwortlichen und eine Follow-up-E-Mail. Der kostenlose Plan enthält 2 Stunden Audio und 1 Stunde Assistent pro Monat, ohne Karte.
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